Phản hồi 360 độ - công cụ hiệu quả để đánh giá và phát triển P2

Phản hồi 360 độ - công cụ hiệu quả để đánh giá và phát triển P2

484 29/03/2019

Phản hồi 360 độ - công cụ hiệu quả để đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự phần 2

 

Nguyên tắc xây dựng bộ câu hỏi

Bộ câu hỏi là một trong những yếu tố then chốt quyết định thành công của chương trình phản hồi 360 độ. Các chuyên gia đã chia sẻ những nguyên tắc quan trọng để đảm bảo chất lượng của bộ câu hỏi:

 

Câu hỏi dựa trên đánh giá về hành vi có thể quan sát, chứ không dựa trên quan điểm, cảm xúc

Loại bỏ các cách diễn đạt mơ hồ, đa nghĩa, dễ gây hiểu lầm

Diễn đạt bằng ngôn ngữ của người tham gia trả lời bảng hỏi

Xác định các khung điểm phù hợp và có giải thích cụ thể cho từng mức độ

Cần thử nghiệm bảng câu hỏi trên một vài đối tượng để quan sát cách tiếp cận của họ và có sự điều chỉnh hợp lý

 

Bước 3: Truyền thông nội bộ về chương trình

Theo ông Nam, một trong những lỗi thường mắc của các doanh nghiệp là bỏ qua bước truyền thông nội bộ. Có rất nhiều yếu tố khiến nhân viên e ngại trong các hoạt động thu thập phản hồi: lo lắng về độ bảo mật thông tin, về những tư thù cá nhân có thể nảy sinh, không hiểu rõ về mục đích của việc thu thập phản hồi, tốn thời gian…Thông điệp và các hoạt động truyền thông có nhiệm vụ “đập tan” những trở ngại này. Trong đó, cần đảm bảo các nội dung: mục đích doanh nghiệp thực hiện chương trình thu thập phản hồi, cam kết về sự bảo mật thông tin và tính ẩn danh của nghiên cứu, lợi ích của họ khi tham gia trả lời phản hồi (ví dụ như tham gia trả lời phản hồi để tổ chức xây dựng một lộ trình phát triển nhân sự mới).

 

Bước 4: Triển khai khảo sát

Hiệu quả của bước truyền thông nội bộ được đánh giá bằng việc nhân viên tự nguyện tham gia chương trình phản hồi. Trong suốt quá trình gửi đi bộ câu hỏi, bộ phận thực hiện cần luôn sẵn sàng mọi giải đáp thắc mắc của nhân viên về quy trình, cách thức tham gia chương trình. Ngoài ra, cần xác định một khoảng thời gian hợp lý và yêu cầu toàn bộ nhóm tham gia hoàn thành bộ câu hỏi trong thời gian quy định. Nếu như chỉ cho họ một khoảng thời gian ngắn (1 vài tiếng) để hoàn thành, có thể họ sẽ thực hiện một cách qua loa, không suy nghĩ kỹ về câu trả lời của mình. Ngược lại, việc để thời gian quá dài lại khiến họ có tâm thế trì hoãn, trao đổi qua lại với nhau và thông điệp truyền thông cũng có thể dần mờ nhạt.

 

Bước 5: Tổng hợp, phân tích báo cáo

Hầu hết công việc tổng hợp, phân tích báo cáo hiện nay đều được thực hiện bởi các hệ thống công nghệ đã thiết kế từ trước. Các doanh nghiệp thường sẽ sử dụng điểm trung bình nhóm hoặc tính toán theo trọng sống để đưa ra điểm cuối cùng để đánh giá nhân viên.

 

Theo ông Thanh, kết quả lý tưởng là khi có sự hội tụ, tương đồng trong cách đánh giá về cùng một nhân viên. Trong trường hợp kết quả thu được không có sự hội tụ, cùng đánh giá một người nhưng lại có nhiều phản hồi trái ngược nhau, cần dựa trên lý thuyết về xác suất thống kê để lựa chọn ra kết quả chiếm ưu thế, hoặc tiến hành các biện pháp khác như phỏng vấn sâu, phỏng vấn nhóm để tìm hiểu lý do có sự sai lệch.

 

Bước 6: Kế hoạch hành động

Sau khi nhân viên nhận được kết quả phân tích điểm mạnh, điểm yếu, quản lý trực tiếp có thể thảo luận với nhân viên về từng vấn đề, lý do đằng sau những phản hồi chưa tốt, từ đó lên kế hoạch thay đổi, phát triển phù hợp. Doanh nghiệp cũng cần soi chiếu với mục tiêu đã đặt ra từ đầu để có những đổi mới như điều phối lại cơ cấu nhân sự, truyền thông tư tưởng giúp toàn thể nhân viên nâng cao hiệu quả phát triển năng lực và khả năng phối hợp trong công việc… Nếu không thực hiện bất cứ hành động thay đổi nào, nhân viên sẽ mất niềm tin và không tích cực tham gia vào các chương trình phản hồi sau này.

 

Lợi ích của việc sử dụng các phần mềm công nghệ trong triển khai

Ông Đặng Văn Kỳ, Giám đốc tư vấn sản phẩm iHCM- nền tảng công nghệ triển khai chương trình đánh giá 360 độ, đã chia sẻ những ưu thế nổi bật của việc sử dụng công nghệ trong quá trình thực thi chương trình so với phương tiện truyền thống (như giấy tờ):

• Giúp đánh giá nhân sự một cách toàn diện trong doanh nghiệp: đánh giá ngang hàng, kết hợp giữa các phòng ban, kiểm định kết quả của nhân sự…

• Tự động hóa các quy trình: dựa theo quy trình đã thiết lập sẵn có, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo qua thiết bị di động và email về việc nhắc lịch đánh giá

• Tất cả các bản đánh giá đều được thực hiện online, giúp tổng hợp kết quả nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực

• Kết quả đánh giá được lưu trữ theo lịch sử và phân quyền cho những người được xem

• Kết quả phân tích được trực quan hóa bằng các biểu đồ sinh động

• Có thể đánh giá kín hoặc công khai nhằm đảm bảo mục tiêu các doanh nghiệp;

• Đưa ra các báo cáo thông minh giúp nhà quản trị phân tích được nhanh tình hình điểm mạnh, yếu của tổ chức, của từng nhóm đối tượng và từng đối tượng cụ thể

st

BÌNH LUẬN

Ảnh đại diện của bạn