8 SAI LẦM CƠ BẢN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁCH PHÒNG TRÁNH

8 SAI LẦM CƠ BẢN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁCH PHÒNG TRÁNH

60 15/06/2019

Các nhà quản lý công nghệ thông tin cùng với các chuyên gia quản lý dự án đã chỉ ra những nguyên nhân phổ biến nhất khiến cho các dự án lệch khỏi quỹ đạo và những gì nhà quản lý có thể làm để giữ cho chúng đi theo đúng quy trình đã vạch ra. Bài viết sau đây sẽ tóm tắt 8 sai lầm cần tránh đối với các nhà quản lý dự án.

 

Một điểm hạn chế đối với các nhà quản trị CNTT là có quá nhiều điểm quản lý yếu kém trong một dự án. Trong khi không có 2 dự án nào giống nhau tuyệt đối, nhưng những vấn đề ảnh hưởng và tiềm ẩn nguy cơ thì lại thường tương tự nhau. Và ngay cả với những người quản lý tài năng, họ cũng có thể mắc sai lầm khi tranh luận về một dự án có tầm cỡ, phức tạp hoặc khi bị tấn công dồn dập với các yêu cầu thay đổi từ mọi phía.

 

Sau đây là những sai lầm thường gặp mà các nhà quản lý CNTT và các chuyên gia quản lý dự án nhìn thấy từ các quản lý dự án nói chung và những lời khuyên của họ để tránh mắc phải những sai lầm đó.

 

SAI LẦM # 1: KHÔNG HỌP VỚI TOÀN BỘ ĐỘI NGŨ VÀ ĐẶT RA CÁC MỤC TIÊU TRƯỚC MẮT

"Điều quan trọng là tất cả mọi người phải biết được vai trò, trách nhiệm và kết quả cần đạt ngay từ đầu” Shami Ahuja, giám đốc của công ty tư vấn công nghệ Nisum chia sẻ. Đó là lý do tại sao nên tổ chức cuộc họp khởi động dự án với tất cả các bên liên quan.

 

"Một cuộc họp ban đầu sẽ giúp xác định và đặt ra những mong đợi - và quan trọng hơn cả là làm cho đội ngũ gia tăng sự tự lập và ý thức tự tổ chức sắp xếp. Nó cũng nâng cao trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu của dự án."

 

SAI LẦM # 2: KHÔNG CHIA NHỎ CÁC DỰ ÁN (LỚN) THÀNH NHỮNG DỰ ÁN NHỎ HƠN.

"Chia nhỏ một dự án lớn thành những phần nhỏ giúp chúng ta quản lý dễ dàng hơn và hoàn thành từng nhiệm vụ. Điều này sẽ làm cho nhóm quản lý cảm thấy thoải mái và tự tin hơn khi họ thành công trong việc giải quyết những gì tưởng chừng như không thể làm được," ông Sid Soil, chủ sở hữu của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu DOCUdavit cho biết.

 

Để tránh làm cho đội ngũ quản lý dự án của bạn cảm thấy bị quá tải, “hãy dành thời gian để hiểu từng khía cạnh của dự án." Sau đó, "chia dự án thành những phần nhỏ, và chia những phần nhỏ đó thành những phần nhỏ hơn nếu có thể." Và chỉ định mỗi công việc cho các thành viên phù hợp nhất để hoàn thành chúng.

 

SAI LẦM # 3: KHÔNG CÓ SỰ SẮP XẾP ƯU TIÊN CÁC DỰ ÁN HOẶC NHIỆM VỤ

"Nhiều bộ phận công nghệ thông tin có các dự án đồng thời đang triển khai cho cả khách hàng trong và ngoài nước." Cortney Thompson, CIO của công ty cung cấp dịch vụ dữ liệu Green House Data giải thích. Và "quá nhiều lần, chúng tôi thấy nhân viên để tâm với một dự án có sự ưu tiên thấp hơn, trong khi một dự án có tầm nhìn cao hơn thì lại bị lướt qua một cách nhanh chóng". 

 

Đó là lý do tại sao mà công việc của người quản lý dự án lại quan trọng, họ cần định hướng cho các thành viên trong nhóm quản lý dự án biết những công việc nào cần được ưu tiên và khi nào cần thay đổi thứ tự ưu tiên. "Rõ ràng việc chú tâm đến sự truyền đạt qua lại trong dự án có thể giúp giảm thiểu rất nhiều rắc rối và đau đầu", ông Cortney Thompson nói.

 

SAI LẦM # 4: QUÊN ĐI RẰNG VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CŨNG CHÍNH LÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

"Quá nhiều nhà quản lý dự án bị sa lầy vào việc tập trung vào phạm vi, chất lượng, chi phí và thời gian liên quan đến dự án của họ mà quên đi những người đang thực hiện công việc này” đây là ý kiến của Irfan Kapasi, Giám đốc điều hành công ty nhân sự CNTT Computer Task Group.

 

Thất bại trong việc không quản lý đúng nhóm thành viên hoặc quản lý một cách vi mô, có thể "dẫn đến sự chậm trễ, điều đó làm ảnh hưởng đến chất lượng và vượt quá chi phí.”

 

Để tránh vấn đề này, "hãy giúp mọi người hiểu được tại sao và bằng cách nào vai trò của việc quản lý nhân sự lại quan trọng đối với sự thành công của dự án; và hãy lập kế hoạch cho thời gian kiểm tra định kỳ". Ông Irfan Kapasi khuyên rằng: "Điều này bao gồm cả việc quản lý các nhà tài trợ, các thành viên trong nhóm quản lý dự án, giám đốc điều hành, nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có cùng tầm nhìn cho dự án".

 

SAI LẦM # 5: KHÔNG THƯỜNG XUYÊN LIÊN LẠC TRAO ĐỔI VỚI CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM

"Mặc dù chẳng ai phủ nhận vai trò quan trọng của việc giao tiếp, trao đổi liên tục, tiếp xúc trong quá trình làm dự án, nhưng chúng ta lại rất dễ dàng bỏ lỡ, trễ hẹn khi tiến hành họp đội quản lý hoặc cập nhật thông tin cho các bên liên quan”. Bob Drainville, Chủ tịch công ty sản xuất ứng dụng theo dõi thời gian Timesheet Mobile cho biết.

 

“Hãy xây dựng nền tảng đúng đắn từ những cuộc họp thường niên, những người tham dự và những người khác cần tham dự sẽ góp phần giữ mọi thứ đi đúng tiến độ”. Bên cạnh đó, Drainville cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của sự có mặt đầy đủ những người tham gia vì "quá nhiều người có thể làm được những việc lớn, vì mọi người đều sẽ cảm thấy họ cần phải bình luận, góp ý khi đến lượt mình.”

 

SAI LẦM # 6: ĐỂ CHO CÁC THAY ĐỔI VƯỢT QUÁ TẦM KIỂM SOÁT

"Phạm vi dự án leo thang (scope creep) là hiện tượng hết sức phổ biến trong quản lý dự án và rất khó quản lý vì như tên gọi của nó, nó sẽ leo lên người bạn”. Kofi Senaya, giám đốc sản phẩm công ty phát triển ứng dụng di động Clearbridge Mobile phát biểu. "Các yêu cầu bổ sung và thêm vào các tính năng mới làm nguồn lực bị biến dạng và có thể ảnh hưởng đến trọng tâm của sản phẩm. Và nếu không có sự kiểm soát thích đáng, chúng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến thành công của dự án". Tuy nhiên, sự leo thang này có thể bị hạn chế bởi sự quản lý dự án chặt chẽ và quyền sở hữu sản phẩm”.

 

"Khi thêm vào các tính năng (hoặc cân nhắc tới việc thay đổi), bạn cần phải tự đặt ra một số câu hỏi" ông nói. "Các yêu cầu tính năng mới có thực sự phù hợp với tầm nhìn của sản phẩm? Các thay đổi được đề xuất có làm tăng giá trị cho người dùng cuối không? Chúng thực sự quan trọng hoặc có ích? Xác định rõ mục tiêu sản phẩm và các yếu tố dẫn tới thành công có thể giúp đảm bảo các yêu cầu thay đổi và các tính năng được bổ sung không phù hợp với mục tiêu, không đe doạ đến thời hạn”.

 

SAI LẦM # 7: KHÔNG SỬ DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Kean Graham, người sáng lập kiêm Giám đốc điều hành của công ty tối ưu hoá quảng cáo MonetizeMore, cho rằng: "Nhiều công cụ quản lý dự án mạnh như Asana hay Trello giúp nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể về tình trạng của một dự án. Để giúp giữ cho các dự án theo đúng tiến độ, điều quan trọng khi sử dụng những công cụ này là biết được dự án đang ở đâu, để đảm bảo rằng nó sẽ được hoàn thành vào đúng thời hạn và xác định cơ hội để có thêm hiệu quả hay gặp sự cố."

 

Thêm vào đó, "Tài liệu về dự án nên được cập nhật hàng tuần", Cerila Gailliard, chuyên gia về quản lý và tư vấn dự án đã được chứng nhận phát biểu rằng: "Nếu một vấn đề nào đó quan trọng xuất hiện ví dụ thay đổi nhiệm vụ, phạm vi hoặc thời hạn, các tin nhắn cá nhân sẽ cập nhật tài liệu trong vòng 24 giờ. Điều này sẽ cung cấp cho tất cả mọi người thông tin chính xác về dự án."

 

SAI LẦM # 8: KHÔNG ĐIỀU CHỈNH TIẾN TRÌNH KHI CÓ SỰ CỐ

Như mọi người quản lý dự án đều biết, đôi khi, bất chấp những nỗ lực tốt nhất, mọi thứ đều sai hoặc tệ hơn là dự án thất bại. Và "Sự sợ hãi thất bại đôi khi có thể khiến một người quản lý dự án làm những vô ích trong việc cố gắng cứu vãn một dự án bị thất bại.” Brandon Evans, CTO của nhà cung cấp phần mềm quản lý danh mục đầu tư Changepoint nói.

 

Đó là lý do tại sao cần phải "tạo ra một phương tiện để báo cáo minh bạch và trung thực mà có thể cung cấp cho các nhà điều hành liên quan các thông tin cho phép họ đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời", ông nói. Bằng cách đó, "nếu dự án có tầm quan trọng chiến lược, và có chuyện gì đó không ổn xảy ra, doanh nghiệp có thể thay đổi hướng đi và giúp dự án thành công bằng cách điều chỉnh ngân sách, nguồn lực và hoặc sản phẩm mong đợi."

ST

BÌNH LUẬN

Ảnh đại diện của bạn